物流業者のビジネスの可能性を飛躍させるEDIシステム

企業間での受発注、商品の出荷、納品、代金の支払いといったすべての取引についての情報をウェブ上で完結させる仕組みをEDIと呼びます。

EDIとは電子的（Electronic）データ（Data）交換（Interchange）の頭文字をとったもので、企業間の取引が増える昨今、スムーズな取引を実現するために採用する企業が増えています。

今回はEDI導入のメリット、デメリットや導入後の展開の仕方について紹介していきます。

EDI導入で効率アップする業務とは

EDIシステムを導入していない企業間取引では、電話やFAXで注文を受けたり、伝票を書いたり、メールでのやりとりなど膨大な業務量をこなしながら、受発注や出荷、代金の支払いなど企業間の取引を行っています。

これらの業務は人手を必要とすることが多く、業務量に比例してコストも嵩み、ひとたびミスが起きれば、さらに業務量は増えることになります。

こうした業務で発生する情報をウェブシステム上でやりとりするのが「EDI」です。

EDIを導入すれば、企業間の取引が迅速かつ効率良く行うことができ、コストの削減を可能にします。

一般的な物流業務の流れ

物流企業での一般的な流れは下記の通りです。

１．小売企業からの注文を受け、発注書を作成

２．納期に間に合うように出荷、発送

３．一連の作業完了後、請求書を送付

４．請求データを物流会社内のシステムに記録

商品を納品するまでそれぞれの過程で多くの人が関わってきます。そのため、各過程で多くの人件費がかかるのです。

さらに、伝票の打ち間違いなどが発生すれば、業務ロスを生むことにもつながります。

EDIシステムが変える取引の流れ

EDIシステムを導入すれば、「受注、発送に関するデータの管理」「料金の請求」をオンラインで行うことができるようになるだけでなく、納品、配送が完了したかのデータもウェブ上で共有することも可能になります。

さらに小売企業と物流企業で取引先などのデータも共有できるため、受発注ミスなどを防ぎ、業務ロスを改善することも可能です。

EDIシステム導入によるメリット

①社内業務の効率化

手作業で伝票の入力などを行う場合、作業の正確性やスピードは個々人の能力によるところが多くなってしまうほか、データそのものが正しいかどうかといった点も、疑念を抱きながら業務を行う必要があります。その分、従業員の負担は大きくなります。

EDIを導入すれば、EDIが社内の標準となるため、複雑化しやすい物流業界の社内の業務プロセスを見直すことができます。社外から受け取る業務に関連する注文書などの書類も電子化されるため、一層の業務の効率化を図ることが可能です。

②顧客サービス向上にもつながるEDI

誤発注や誤入力で一番迷惑がかかるのは顧客です。受発注の段階ででミスが起きれば、顧客は大きな不満を抱くでしょう。

また、納品で誤入力が生じれば、再度、納品をしなおさなければならないなど、作業ロスが生じることになります。

このように、些細なクレームであったとしても、クレーム対応で不要なコストが発生する可能性があるほか、企業への信頼にも関わって来る問題です。

また、取引している企業同士で在庫や売上げの情報を共有することができれば、最適な物流形態を生み出すことができ、不要な在庫を抱えるリスクを軽減することができます。

③競争力を高めるためのEDI

経済のグローバル化が進んだことで、世界のどんな場所からでもモノが届く時代になりました。物流業者や小売業者にとって、ビジネスチャンスが大きく広がった一方、非効率に物流業務を営んでいれば、ビジネス拡大はおろか、業績悪化の可能性すらあります。

通常、自社製品を販売していくには、商品の売れ筋を読み、生産・販売計画をたてねばなりません。そのため、在庫計画などは多くの担当者と連携して管理する必要があります。

競争力の観点からもEDIを活用して、商品製造、物流担当などが連携して情報を共有し、得られるデータから数ヵ月先の需要のトレンドを見越しながら、製品の製造管理を行い、在庫管理なども行う必要があるのです。

EDIシステムは物流業者が主導権を握るチャンスにも

EDIシステムに参加をするためには、そのシステムを構築した事業者の設定に合わせる必要があります。物流を行っていくなかでEDIシステムを構築すれば、自社製品を消費者まで届ける間に携わる人たちも同じシステムに合わせる必要が生じます。

自社のシステムを取引先に使ってもらうことは、自社がビジネスの主導権を握り、取引をスムーズに進めるために大きなメリットとなりますし、取引先にとっても、業務効率化のメリットにもなります

それだけでなく、EDIシステムを活用し、複数の取引先とのネットワークを構築していけば、同じ設定のシステムを使うもの同士でエコシステムが生まれ、さらなる業務の効率化、ビジネスの拡大にもつながることになります。

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